Flexits arbeid med åpenhetsloven og aktsomhetsvurderinger

Redegjørelse for arbeidet med åpenhetsloven for regnskapsåret 2024

Vår målsetting er at vi skal identifisere, synligjøre og forbedre kritikkverdige forhold i vår leveransekjede, intern og eksternt. For å kunne gjøre dette har vi satt søkelys på følgende områder.

Vi skal ha orden i eget hus

Vi driver vår virksomhet etter våre kjerneverdier: pålitelighet, handlekraftig, nyskapende og omtenksom. Dette preger alle deler av bedriften. Vi har en tydelig policy for arbeidsmiljø, godt samarbeid med fagforeninger og et AMU som er aktivt i arbeidet med å ivareta og forbedre vårt arbeidsmiljø. Orden i eget hus betyr også at vi skal være pålitelige for våre leverandører, slik at vi minimerer behovet for blant annet overtid ved at vi gir prognoser og ordre etter avtalte leveringstider.

Vi skal kjenne vår verdikjede

De viktigste leverandørene og samarbeidspartnere kjenner vi godt til over tid. Der vi må finne nye, skal vi undersøke forhold som kvalitet, miljø, bærekraft og forhold rundt arbeidsmiljø / arbeidsforhold før vi tar et valg. Det er fortsatt ikke avdekket noen forhold som krever tiltak av oss umiddelbart, men vårt arbeide med å kartlegge og identifisere mulige forhold fortsetter fremover. Vi vurderer også bedre systemstøtte i dette arbeidet for så sikre en god og løpende vurdering.

Vi skal sette tydelige krav til våre leverandører

Våre krav til bærekraft, arbeidsmiljø og ansvarlig drift er presentert gjennom våre etiske retningslinjer, også kalt «Code of Conduct». I vår «Code of Conduct» setter vi krav til at våre leverandører skal være i samsvar med FN’s mål for bærekraft og ansvarlig drift og at vi kan be om dokumentasjon / komme på besøk for å eventuelt verifisere eller avklare forhold som det er tvil om. Code of Conduct anses som en del av det kontraktsmessige forhold mellom oss og våre leverandører. Leverandører som til sammen står for over 98 % av vår innkjøpte verdi i verdikjeden har signert Code of Conduct, noe som er betryggende og bekrefter den tillit og åpenhet vi har til vår leveransekjede.

Vi skal følge opp våre leverandører

Når vi gjennomfører besøk hos våre leverandører skal vi alltid følge opp spørsmål knyttet til både kvalitet, miljø, bærekraft og etiske retningslinjer. Dette innebærer også å heve kompetanse på våre medarbeidere knyttet til mulige kritikkverdige forhold. Vi kommer også til å vurdere om vi skal ta i bruk en form for svarskjema for å kunne dokumentere mer systematisk dette arbeidet. For enkelte utsatte områder har vi egne ansvarlige som følger opp både kommersielle og sosiale forhold løpende ved å være til stede jevnlig.

Vi skal utføre aktsomhetsvurderinger som en del av vår strategiprosess

Våre omgivelser er i stadig endring, og disse endringene påvirker oss og våre kunder og leverandører. Derfor vil vi med jevne mellomrom gjennomføre og oppdatere våre vurderinger av risiko knyttet til mulige brudd på våre krav til etiske retningslinjer. Dette er en del av vår prosess for samsvarsvurderinger for lovkrav. Resultatene blir diskutert med ledelse og styret i selskapet etter ledelsens gjennomgåelse, slik at relevante tiltak iverksettes ved behov.

Aktsomhetsvurderingene for 2022 og 2023 er gjennomført på et overordnet nivå. Vi har i 2024 gjennomført en dobbelt vesentlighetsanalyse (DVA) som ligger til grunn for vårt videre arbeid med bærekraft (Miljø – Sosiale forhold – Oppfølging).

Tiltak: Vurdere eventuelle nye målsettinger i forbindelse med oppdateringen av vår DVA i strategiarbeidet frem mot 2026.